Tại Việt Nam hiện nay, việc giãn cách xã hội do dịch Covid-19 bùng phát đã được tạm dừng. Tuy nhiên, để chuẩn bị cho những tình huống xấu có thể xảy ra, việc cập nhật những kiến thức và kỹ năng về công nghệ cho nhân viên vẫn là điều mà các doanh nghiệp, tổ chức nên quan tâm không những trong thời kỳ đại dịch bệnh mà còn có thể áp dụng cho cách thức làm việc mới sau này. 
Cuộc họp trực tuyến là một trong những cách thức làm việc nhanh chóng mà nhiều doanh nghiệp sử dụng trong thời kỳ dịch bệnh, tuy nhiên, không phải công ty nào cũng biết cách quản lý và duy trì cuộc họp trực tuyến một cách hiệu quả.
Điểm mấu chốt trong bất kỳ cuộc họp nào, kể cả họp truyền thống lẫn online là cần có sự tình nguyện tham gia của các thành viên. Có 4 lý do chính để họp: thuyết phục ai đó, đưa ra quyết định, giải quyết 1 vấn đề hay là thắt chặt hơn các mối quan hệ. 4 mục tiêu trên đều là những hoạt động yêu cầu sự chủ động của từng người; vậy nên sự thiếu hợp tác sẽ khiến chất lượng cuộc họp dù theo cách nào đi chăng nữa giảm sút nghiêm trọng.
Nhóm chuyên gia tại Trường Kinh doanh Havard đã thực hiện thí nghiệm so sánh giữa 200 người thường xuyên họp truyền thống với 200 người họp trực tuyến. Và chỉ với 5 phương pháp như trình bày dưới đây, 86% người tham gia họp trực tuyến đã đạt được hiệu quả bằng và thậm chí  hơn so với họp truyền thống.


1. Quy luật 60s
Hãy dành 60s đầu tiên để trình bày bối cảnh của cuộc họp, giúp người tham dự hiểu được lý do  cần tham dự buổi họp này. Bạn có thể trình bày về những thống kê, tin tức,… để kích thích sự quan tâm của người tham dự. Mục đích cuối cùng của phương pháp này là để người tham dự nhận ra vấn đề (hoặc cơ hội) trước khi cùng nhau giải quyết.

2. Đặt trách nhiệm cho từng cá nhân
Bạn cần nêu rõ trách nhiệm của từng người khi tham dự vào cuộc họp là đưa ra ý kiến, chứ không phải quan sát. Giống như việc khi vào rạp chiếu phim ta chỉ tập trung thưởng thức bộ phim; còn khi vào phòng gym ta sẽ tập trung nâng tạ vậy. Tuy nhiên đừng nói thẳng điều này ra với người tham dự mà hãy tạo cơ hội để các thành viên có thể phụ trách những việc có ý nghĩa. Phương pháp số 3 dưới đây là 1 cách hữu hiệu để thực hiện điều này.

3. Mọi người đều cần đóng góp – bạn không thể trốn đi đâu cả 
Nếu trách nhiệm là của chung – điều đó có nghĩa là không ai sẽ chịu trách nhiệm cả. Một cách hữu hiệu là hãy giao nhiệm vụ để mọi người thảo luận/thực hiện bằng cách tìm các công việc vừa mà 1 nhómn 2 ~ 3 người có thể hoàn thành nhanh chóng. Đừng quên cung cấp 1 phương thức để nhóm có thể thảo luận với nhau: Slack, video call,… 

4. Quy luật MVP (Minimum Viable PowerPoint)
Hãy chọn lọc lượng thông tin tối thiểu để cung cấp cho người tham dự, đừng nhồi nhét tất cả vào slide thuyết trình của mình. Bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tương tác với người tham dự thay cho việc cố gắng lướt qua tất cả số tài liệu đó.

5. Quy luật 5 phút
Đừng bao giờ để người tham dự ngừng “động não” quá 5 phút, khi đó tâm trí mọi người bắt đầu phân tán và rất khó để kéo họ tập trung trở lại cuộc họp.
5 phương pháp trên nên được thực hiện trong bất kỳ cuộc gặp gỡ, họp mặt nào mà bạn tổ chức. Chúng sẽ giúp người tham dự tập trung hơn và ngay lập tức cải thiện hiệu suất làm việc.


Nguồn: Harvard Business Review
JA Vietnam tổng hợp

 
09:56:32   05/05/2020
  • Top