Đại dịch Covid-19 được dự đoán sẽ thay đổi cách thức hoạt động của nhiều công ty, tổ chức trong tương lai gần. Khi việc áp dụng cách ly xã hội, và giảm tiếp xúc trực tiếp giữa nhiều người được phổ biến rộng rãi tại nhiều quốc gia và khu vực trên thế giới, hình thức làm việc từ xa sẽ được áp dụng và sử dụng rộng rãi hơn bao giờ hết. Vậy làm sao để các nhà lãnh đạo, các quản lý và đặc biệt là các nhân viên thích ứng được với sự thay đổi đột ngột này?
Tsedal Neeley, giáo sư tại Trường Kinh doanh Havard – người đã dành rất nhiều thời gian nghiên cứu để tìm ra các giải pháp giúp các nhà lãnh đạo học cách quản lý hiệu quả doanh nghiệp của mình. Đặc biệt, trong khủng hoảng do dịch Covid-19 bùng phát, giáo sư Neeley đã cung cấp những hướng dẫn về cách làm việc hiệu quả tại nhà, cách quản lý các cuộc họp trực tuyến và dẫn dắt doanh nghiệp để vượt qua những khó khăn trong thời điểm này.


 
1. Các tổ chức có được chuẩn bị trước cho sự chuyển đổi đột ngột trong hình thức làm việc mới này không?
Với các tổ chức có quy mô và phạm vi hoạt động lớn từ 5000 cho đến 10.000 nhân viên, việc yêu cầu mọi người chuyển hình thức làm việc đột ngột sang làm tại nhà là điểu chưa từng được các doanh nghiệp chuẩn bị trước. Vì vậy, câu trả lời là không và các doanh nghiệp, tổ chức chưa hề có sự chuẩn bị cho sự chuyển đổi bất ngờ trong cách thức làm việc mới này.

2. Điều đầu tiên các nhà lãnh đạo và quản lý có thể làm để giúp nhân viên của mình sẵn sàng với hình thức làm việc mới này?
Cơ sở vật chất là điều đầu tiên mà các nhà lãnh đạo nên quan tâm. Doanh nghiệp có đủ nguồn lực công nghệ phù hợp để đảm bảo quy trình công việc? Các nhân viên đã có đủ máy tính xách tay chưa? Liệu mọi người có thể đảm bảo phối hợp trơn tru trong công việc khi làm việc từ xa không? Mọi nhân viên đã có đủ những phần mềm cần thiết để thực hiện công việc hay tham gia những cuộc họp trực tuyến?
Với những nhân viên chưa được trang bị máy tính xách tay thì sao? Làm thế nào để các doanh nghiệp có thể chắc chắn rằng nhân viên của mình có thể tìm kiếm và truy cập vào các tài nguyên cần thiết để làm việc? Các nhà lãnh đạo và quản lý phải rất nhanh chóng để đảm bảo đầy đủ và kịp thời những cơ sở vật chất cần thiết cho nhân viên, giúp tạo môi trường làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp cho nhân viên ngay cả khi không làm việc tại văn phòng chung.

3. Làm sao để chuẩn bị tâm lý sẵn sàng cho những nhân viên không quen với việc làm việc từ xa?
Doanh nghiệp nên đề ra các quy định và thiết lập lịch trình cố định cho nhân viên làm theo để giúp nhân viên tự giác tăng cường tính kỷ luật hàng ngày. Hãy chắc chắn rằng mỗi ngày nhân viên sẽ có những phân công công việc cụ thể và kế hoạch làm việc sẵn sàng, họ sẽ họp với ai vào khung giờ nào? Hạn nộp kết quả công việc vào lúc mấy giờ, thứ mấy?
Hãy chia sẻ với nhân viên cách tự tạo thói quen vui vẻ và tràn đầy năng lượng để giúp họ tránh khỏi cảm giác cô đơn hoặc bị cô lập trong tình hình bị cách ly xã hội quá lâu. Bằng cách luôn nghĩ rằng mình sẽ thích thú khi được làm việc tại nhà vì mình có thể được nghe những bản nhạc yêu thích trong lúc làm việc hay thời gian sẽ được linh hoạt hơn, với cách suy nghĩ đó mỗi nhân viên sẽ được khích lệ thêm tinh thần và mỗi ngày trôi qua với họ đều sẽ là một ngày vui vẻ và làm việc năng suất.
Ngoài ra, các nhà quản lý cũng nên dành thời gian để giám sát và quan tâm đến mỗi nhân viên của mình. Hãy chắc chắn rằng không chỉ thiết lập và lên kế hoạch tốt mà còn phải đảm bảo cả sự tương tác xã hội giữa các nhân viên với nhau. Các nhà quản lý hãy nên thường xuyên hỏi thăm nhân viên và hỗ trợ nhân viên kịp thời trong giai đoạn chuyển đổi sang hình thức làm việc mới này.

4. Việc thực hiện kiểm tra và giám sát nhân viên sẽ được diễn ra như thế nào? Với mỗi nhóm và với từng nhân viên sẽ khác nhau ra sao? Việc kiểm tra sẽ được tiến hành qua điện thoại hay trò chuyện trực tuyến video?
Các nhà lãnh đạo có thể chuẩn bị sẵn một sô câu hỏi khi bắt đầu một cuộc họp nhóm trực tuyến như “Tôi không biết cuộc họp này có thể diễn ra trong bao lâu, nhưng tôi muốn chắc chắn rằng tất cả các bạn đều sẵn sàng chia sẻ những điều mình muốn để hoàn thành công việc được tốt nhất”, hay “Điều gì hay cách tốt nhất để giúp chúng ra làm việc cùng nhau hiệu quả là gì?”,… với những câu hỏi như vậy, các nhà quản lý sẽ giúp nhân viên của mình thực hiện tốt công việc được giao và tự tin rằng họ luôn được hỗ trợ trong công việc.
Một điểu không thể bỏ qua là các nhà quản lý cũng cần duy trì, và bổ sung một số hoạt động cải thiện tinh thần cho nhân viên như: Giờ hạnh phúc, giờ giải lao, thời gian cùng ăn trưa (có thể cùng nhau ăn trưa và trò chuyện với nhau qua video call). Những hoạt động tuy nhỏ nhưng sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối cũng như duy trì những mối quan hệ đồng nghiệp cần thiết tại môi trường công sở.
 

5. Làm việc tại nhà có ảnh hưởng đến sức khoẻ tâm lý của mọi người như thế nào? Các nhà lãnh đạo có thể làm gì để đảm bảo tất cả nhân viên đang hạnh phúc và tận tâm làm việc?
Mọi người thường quen với những cuộc trò chuyện phiếm với nhau trong thời gian làm việc tại văn phòng chung, và chúng thực sự là một phần quan trọng có tác động trực tiếp đến hiệu suất công việc. Vậy làm thế nào để tạo ra môi trường làm việc vui vẻ như vậy khi phải làm việc từ xa? Một số doanh nghiệp áp dụng cách gửi tin nhắn ngẫu nhiên vào một số thời điểm làm việc trong ngày cho các nhóm và cá nhân đang làm việc. Đối với một số tổ chức khác có thể là cuộc trò chuyện qua điện thoại hoặc cuộc gọi video nhóm qua các ứng dụng như Zalo, Viber, Facebook Messenger vào những giờ nghỉ giải lao,..
Ngoài ra, các nhà quản lý có thể khuyến khích nhân viên tập thể dục sau những giờ làm việc căng thẳng để cải thiện sức khoẻ tâm lý. Có thể nhân viên ban đầu sẽ không chủ động thực hiện, lúc này các nhà quản lý nên đóng vai trò là người nhắc nhở và tạo thói quen lành mạnh cho cho nhân viên.

6. 3 ưu tiên hàng đầu các nhà lãnh đạo có thể thực hiện để xây dựng văn hoá làm việc từ xa hiệu quả?
Trước tiên, hãy luôn chắc chắn rằng các thành viên trong nhóm luôn biết được những gì đang diễn ra tại doanh nghiệp của mình. Các nhà lãnh đạo nên truyền đạt những thông tin chung và thông báo kịp thời đến với mỗi nhân viên. Bởi lẽ khi ở nhà, nhân viên ít nhiều sẽ có cảm giác cô đơn khi phải làm việc một mình, họ sẽ tự hỏi không biết sẽ có những gì sẽ xảy ra với công ty, với những khách hàng, và những thay đổi với mục tiêu chung. Vì vậy, giao tiếp ở thời điểm này là vô cùng quan trọng, các nhà quản lý nên thường xuyên cập nhật tin tức với nhân viên, có thể bằng cách gửi email nhiều hơn, chia sẻ nhiều hơn,…
Trong giai đoạn này, mọi người cũng sẽ bắt đầy cảm thấy lo lắng về nguồn thu nhập cố định, các mục tiêu doanh thu và những vấn đề phát sinh khác. Các nhà lãnh đạo nên chia sẻ với nhân viên để đảm bảo rằng họ cảm thấy mọi hoạt động làm việc vẫn đang ổn.
Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng không có nhân viên nào cảm thấy ít được quan tâm hơn những người khác. Khi ở nhà, mọi người sẽ có xu hướng tưởng tượng ra những thứ họ chưa bao giờ nghĩ đến. Vì vậy, các nhà quản lý cần đảm bảo mức độ tương tác với mỗi nhân viên là như nhau, hãy luôn cân bằng giữa yếu tố góp ý và nghe nhân viên trong mỗi buổi họp trực tuyến.

7. Những thay đổi trong hình thức làm việc này sẽ ảnh hưởng đến năng suất làm việc như thế nào?
Năng suất làm việc chắc chắn sẽ suy giảm? Câu trả lời là không. Năng suất làm việc vẫn sẽ được duy trì, thậm chí còn được tăng lên do những vấn đề như di chuyển hay những phiền nhiễu nơi công sở giờ đã biến mất. Tất nhiên, khi làm việc ở nhà vấn đề về thời gian sự tập trung có thể bị ảnh hưởng do bị xen ngang bởi những tương tác với người thân hoặc con cái.
Mặt khác, khả năng xử lý vấn đề cũng không thể nhanh chóng như khi trao đổi hay khi làm việc trực tiếp bên ngoài, điều này có thể gây ra sự chậm chễ khi giải quyết công việc. Tuy nhiên vẫn sẽ có cách khắc phục, và nếu kỷ luật của mỗi doanh nghiệp vẫn được duy trì, việc giảm sút năng suất làm việc chắc chắn sẽ không xảy ra.

8. Nếu hình thức làm việc từ xa được diễn ra trong thời gian dài, làm thế nào để các doanh nghiệp đo lường được năng suất làm việc và đánh giá được hiệu quả công việc của nhân viên?
Giáo sư Neeley dành lời khuyên cho các nhà lãnh đạo rằng “Bạn phải tin tưởng nhân viên của mình”, bà cũng sử dụng câu nói của nhà tiểu thuyết gia người Mỹ để khuyên các nhà lãnh đạo “Cách tốt nhất để tìm hiểu xem bạn có thể tin tưởng ai đó hay không là tin tưởng chính họ”.
Tất nhiên, các nhà quản lý không thể trực tiếp nhìn thấy những gì mọi người đang làm, nhưng hãy luôn truyền cảm hứng cho nhân viên theo đuổi mục tiêu công việc và hoàn thành nhiệm vụ được giao. Có thể đánh giá nhân viên dựa trên kết quả công việc, doanh nghiệp cũng nên có những công cụ truyền thông chung để lưu trữ và thu thập dữ liệu khi cần thiết, giúp thực hiện những cuộc họp chung giữa một hoặc nhiều người để cùng chia sẻ, tìm hiểu và giúp đỡ lẫn nhau trong quá trình giải quyết các vấn đề liên quan đến công việc.

9. Cách tổ chức cuộc họp online hiệu quả nhất? Những lời khuyên để có thể làm rõ mục tiêu, phương pháp điều hành cuộc họp, cách giao tiếp và những vấn đề liên quan
Đầu tiên, các nhà lãnh đạo phải có một vài quy tắc cơ bản khi bắt đầu các cuộc họp online như đặt điện thoại ở chế độ im lặng, không trả lời email, không làm việc riêng, một số quy định khác,… và yêu cầu tất cả nhân viên phải nghiêm túc tuân theo.
Thứ hai: bởi vì không còn những cuộc nói chuyện trực tiếp và mọi người phải học cách thích nghi làm việc từ xa tại nhà, hãy dành 6-7 phút đầu tiên của cuộc họp để hỏi han mọi người. Đừng vào thẳng chủ đề công việc, thay vào đó, hãy hỏi tất cả mọi người rằng mọi người đang cảm thấy thế nào. Hãy bắt đầu với những người đang có tâm trạng phấn khích nhất hoặc đang có tâm trạng bất ổn nhất hoặc những người hay nói ít nhất. Các nhà quản lý cũng nên chia sẻ những câu chuyện của bản thân để từ đó có thể nắm bắt được hành vi của mọi người, sau đó mới giới thiệu về những nội dung chính của buổi họp và đặt những câu hỏi,…
Cuối cùng, các nhà quản lý cần phải tiếp tục theo dõi cuộc họp và khuyến khích những trao đổi thêm để đảm bảo mọi người luôn lắng nghe và hiểu công việc để đảm bảo chất lượng kết quả hoàn thành.

10. Làm thế nào để tổ chức những cuộc họp quan trọng đòi hỏi nhiều trao đổi diễn ra trơn tru khi mọi người không gặp mặt trực tiếp?
Các nhà lãnh đạo chỉ nên đưa ra một hoặc hai chủ đề để triển khai trong buổi họp bởi nếu thảo luận quá sâu sẽ không có đủ thời gian và cơ hội để thúc đẩy công việc diễn ra sau đó. Việc đi tới từng nhà để theo sát nhân viên làm việc là điều không thể, vì vậy, các nhà quản lý cần xác định sẽ đưa ra vấn đề gì, khi nào và cách thực hiện ra sao để phù hợp với doanh nghiệp là rất quan trọng.
Những cuộc trao đổi trực tuyến cho phép mọi người tán thành hay không tán thành với những ý kiến nhằm duy trì tư duy phản biện của mỗi nhóm nhân viên. Đôi khi trong không gian mạng, mọi người sẽ có tâm lý không an toàn khi đi ra những ý kiến và quan điểm cá nhân. Các nhà  quản lý nên tạo ra không gian thoải mái, luôn đặt những vấn đề công việc, nhiệm vụ, và triển khai lên hàng đầu và tránh những phê phán cá nhân trong buổi họp trực tuyến.
 

 
11. Trường học tạm đóng cửa trong thời kỳ dịch bệnh bùng phát. Vậy làm thế nào để nhân viên có thể giải quyết vấn đề gia đình mà vẫn làm việc hiệu quả?
Những nhà quản lý nên chuẩn bị những cuộc thảo luận với chủ đề này giữa các nhân viên và giúp mọi người cùng nghĩ cách để vượt qua những vấn đề đó. Khi làm việc tại nhà, ranh giới giữa công việc và gia đình ít nhiều cũng sẽ bị ảnh hưởng, vì vậy quản lý cần phát triển những chính sách hỗ trợ cho nhóm nhân viên của mình. Ví dụ nhân viên có thể linh hoạt hơn trong giờ làm việc, có những quãng nghỉ trong giờ làm việc hành chính để giải quyết vấn đề gia đình, quản lý nên dành sự tin tưởng cho nhân viên rằng họ vẫn sẽ luôn hoàn thành tốt những nhiệm vụ được giao.

12. Đã có những giải đáp liên quan đến vấn đề giao tiếp nội bộ. Vậy đối với những cuộc họp trao đổi với khách hàng thì sao?
Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể áp dụng hình thức họp trực tuyến đối với khách hàng của mình. Hãy sử dụng bất kỳ công cụ nào để hỗ trợ việc tương tác 1-1 với khách hàng, có thể không tham gia bữa tối được với khách hàng nhưng vẫn còn vô số cách để trao đổi và bàn bạc công việc phải không? Lời khuyên cho các donah nghiệp là hãy luôn sáng tạo và đón đầu xu thế.

13. Doanh nghiệp sẽ làm gì đối với những nhân viên có trình độ và những công nhân lao động trong công ty? Đối với những nhân viên không có điều kiện thuận lợi để làm việc từ xa thì nên giải quyết thế nào?
Các doanh nghiệp nên nhanh chóng tìm ra những cách hỗ trợ đối với công nhân, có thể đưa ra một số gói hỗ trợ cho các công nhân có hoàn cảnh khó khăn. Những hành động này phải kịp thời và quyết liệt nếu không những công nhân này sẽ hoàn toàn bị cô lập và ảnh hưởng vào sự vận hành chung của toàn công ty khi thời kỳ khó khăn qua đi.

14. Nếu trong trường hợp doanh nghiệp đã rất nỗ lực tạo điều kiện, nhưng nhân viên vẫn cảm thấy khó khăn, mất tập trung, và cô độc, các nhà lãnh đạo nên làm gì?
Nếu quản lý cảm thấy có những dấu hiệu như sự tương tác xã hội giữa các nhân viên đang ít dần, sự trao đổi trong nhóm bị gặp nhiều khó khăn, và gây ra sự ức chế - hãy trực tiếp nói chuyện với họ. Hãy lắng nghe, thấu hiểu và cung cấp những gì họ cần trong khoảng thời gian này. Doanh nghiệp cũng cần bảo đảm cung cấp đầy đủ những dịch vụ hỗ trợ cho nhân viên kịp thời và luôn khuyến khích kết nối các nhân viên với nhau. Lời khuyên cho các doanh nghiệp là các CEO, ban lãnh đạo cần hiện diện nhiều hơn ngay lúc này – qua các video, cuộc họp trực tuyến để giúp mọi người tự tin hơn và bình tĩnh để vượt qua giai đoạn khủng hoảng.

15. Liệu cuộc khủng hoảng này có đang thay đổi cách vận hành tổ chức của các doanh nghiệp không?
Sự thay đổi này sẽ mở rộng và phát triển khả năng/kỹ năng điều hành của các doanh nghiệp. Các tổ chức, doanh nghiệp và mọi nhân viên sẽ được trải nghiệm với việc làm từ xa, từ đó mỗi cá nhân có thể nâng cao tính tự giác, kỷ luật cho bản thân để hoàn thành được tốt công việc được giao. Việc thích nghi với hình thức làm việc mới này sẽ tăng cường khả năng làm việc độc lập của mọi người.
Và nếu bạn đang thấy được góc độ tích cực từ cuộc khủng hoảng này thì bạn đã phần nào phát triển được một kỹ năng cần thiết cho tương lai của mình đó!.

Nguồn: Havard Business Review

 
11:06:05   16/04/2020
  • Top